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Gerenciamento eletrônico de documentos

Gerenciamento eletrônico de documentos

A tecnologia da informação está penetrando firmemente em todas as áreas de negócios. Desde o momento em que apareceu, começou a crescer coberto de numerosos mitos.

É algo concebível - as pastas e pilhas habituais de papéis desaparecem e todas as informações "se dissolvem" nos computadores. Com a ajuda deste artigo, os conceitos errôneos mais importantes sobre os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos serão desmascarados.

Gerenciamento eletrônico de documentos - automação simples de escritório. Acredita-se que esse sistema possa organizar documentos de entrada e saída. E embora o gerenciamento de documentos eletrônicos já seja bastante comum em nosso mercado, essa afirmação é bastante popular. O escritório é apenas uma das formas de gerenciamento de documentos, tradicional em nossa prática. De fato, o gerenciamento de documentos eletrônicos já está presente em nossa vida. Assim que enviamos ou recebemos um documento criado no Word por correio, isso já fala do fato de que esse sistema funciona. Em nossas realidades, o negócio do escritório é centralizar totalmente a passagem e a contabilidade de todos os documentos oficiais, para monitorar a execução de ordens emitidas pelo chefe. Mas a empresa trabalha não apenas com documentos oficiais. Em qualquer empresa, mesmo antes de sua criação, papéis não oficiais entram em operação. Seus fluxos são muito mais complexos e amplos. Em nosso mundo, quase todas as informações existem em formato eletrônico. O EDMS implementado deve estabelecer o gerenciamento de todos os documentos, não apenas daqueles que passam pelo escritório. Seria um erro criar seu próprio sistema para cada tipo de documento. Melhor deixar que um EDMS global resolva o problema de maneira complexa.

O SED pode salvar a empresa do caos interno. É um erro acreditar que esse EDMS em si eliminará a bagunça organizacional que está presente na empresa. Mas esses problemas não são resolvidos dessa maneira. No caso de uma bagunça dentro da empresa, o principal será estabelecer uma ordem organizacional, o EDMS nesse caso se tornará uma das ferramentas. Se você começar a implementá-lo onde não houver interação interna, onde as áreas de responsabilidade não estejam separadas e os processos de negócios não funcionem, não haverá resultado. Aqueles que tomam a decisão de implementar o EDMS precisam entender o que esse projeto dará na situação atual.

O documento eletrônico será efetivo. O pico deste mito já passou. Hoje, mais e mais clientes percebem que esse não é o caso. Mas muitos continuam acreditando na magia do gerenciamento de documentos eletrônicos. Sua eficiência é influenciada por muitos fatores, não basta apenas organizar a circulação de documentos pelos canais de comunicação eletrônica. Antes da implementação, vale a pena considerar se as práticas anteriores foram compreendidas, os procedimentos existentes foram unificados e levados em consideração e se a reengenharia foi concluída. Vale a pena considerar quem usará o sistema e de que modo, se os chefes trabalharão com ele ou se a interação recairá sobre seus assistentes. Tais nuances precisam ser discutidas durante a implementação. Se, durante a transição, juntamente com o EDMS, a reengenharia e a otimização dos processos de negócios forem realizadas, o resultado será o mais eficaz possível.

A melhor decisão é baseada na seleção dos líderes de mercado. Parece tão fácil escolher o que os líderes já estão usando. Isso parece lógico, às vezes afetando seriamente as preferências do cliente. De fato, o mercado e suas necessidades estão mudando constantemente. As soluções desenvolvidas há 4-5 anos são relevantes agora. O período de presença no mercado e a experiência adquirida durante esse período nos permitem implementar projetos de praticamente qualquer escala. O EDMS popular, usado pelos líderes, conquistou o mercado mais cedo. Naqueles anos, princípios completamente diferentes eram relevantes. Agora, vale a pena prestar atenção às novas soluções, mesmo que o número de implementações que eles tenham seja menor que o dos líderes. Eles são muito mais tecnológicos e permanecerão relevantes por mais 5-7 anos.

É melhor escolher sistemas ocidentais - eles são mais flexíveis e funcionais. Este mito apareceu por uma razão. Historicamente, as soluções domésticas eram inferiores às ocidentais. Mas nossos complexos estavam ainda mais focados em detalhes russos, levando em consideração os requisitos especiais das empresas. Atualmente, também existem soluções domésticas superiores às estrangeiras. Essas plataformas são poderosas e flexíveis. Uma vantagem é a presença de módulos focados na automação de processos com especificações russas. E esses complexos custam menos que os estrangeiros, e o suporte e serviços adicionais são muito mais acessíveis.

O EDMS é necessário apenas para organizações com regulamentos claros e processos de negócios descritos. Como já mencionado, a bagunça na organização faz a introdução do gerenciamento de documentos eletrônicos sem sentido. Mas, às vezes, não é necessário que tudo seja descrito correta e claramente. Mais e mais empresas estão usando técnicas de gerenciamento ágil, aplicando o gerenciamento de casos adaptável. Nesses casos, o EDMS é forçado a se adaptar a eles, alterando seus princípios de configuração e operação.

O EDMS pode ser usado ativamente imediatamente após a implementação. O objeto da automação são os processos de gerenciamento corporativo. Isso não torna possível tratar o sistema de fluxo de trabalho como um projeto normal, concluído com o comissionamento. Todos os processos de gerenciamento estão mudando constantemente. Acontece também que, no início da implementação do sistema, o cliente tem uma péssima idéia de suas reais capacidades. A implementação de um EDMS é uma cadeia de projetos interconectados que desenvolvem automação, expandem a funcionalidade do sistema e modernizam-no. Normalmente, o kit de ferramentas EDMS contém requisitos para a possibilidade de alterações específicas nos módulos implementados e a rápida automação de novos processos.

A implementação do EDMS é inteiramente do contratante. Realmente não é exigido do cliente ao implementar esse sistema? Essa é a opinião das pequenas empresas e onde o nível de informatização é baixo e projetos semelhantes são novos. A implementação do EDMS sempre implica uma alteração nos procedimentos internos estabelecidos na empresa e no modo de operação. Se a equipe não estiver pronta para isso e não houver motivação para novas conquistas, o efeito será zero ou até o contrário. Mas os desenvolvedores observam que recentemente os clientes se tornaram mais experientes, entendendo seu papel.

Para pequenas empresas, o EDMS de alta qualidade não é necessário. Na maioria das vezes, os proprietários de pequenas empresas acreditam que os pacotes 1C e MS Office são suficientes para que eles funcionem. Se a empresa emprega apenas 10 pessoas, a contabilidade e o registro de documentos podem ser mantidos no Excel, armazenados na nuvem e trocados por cartas usando o Outlook. Existem muitas soluções em nuvem simples e às vezes gratuitas - Google Apps, Microsoft Office 365. Sob certas condições, esse sistema pode ser compreensível, mas é preciso fazer a pergunta sobre que tipo de interação uma pequena empresa e a TI são em geral. Enfim, o que pode ser considerado um pequeno negócio? Se excluirmos o microempresário com seu fluxo de trabalho específico, os benefícios dos sistemas eletrônicos ainda estarão lá. É verdade que a escala da empresa não permitirá que você a sinta tão claramente como no caso de uma empresa de médio ou grande porte. Nem todas as funções são necessárias. Por exemplo, uma pequena empresa pode se recusar a controlar a correspondência recebida, controlar a execução de pedidos e automatizar os procedimentos para a aprovação de documentos. É mais fácil para um pequeno grupo de pessoas se sentar e resolver todos os problemas. Porém, ainda é necessário um ambiente unificado de informações de trabalho, é possível estruturar as informações de maneira de alta qualidade, pesquisá-las e fazer rápido acesso aos documentos e modelos necessários. Isso também será válido para pequenas empresas. Se o proprietário planeja desenvolver sua empresa, ele precisa pensar em depurar comunicações internas e processos de negócios. Nesse caso, a questão da introdução do gerenciamento de documentos eletrônicos se tornará mais cedo ou mais tarde relevante.

Os sistemas móveis de gerenciamento de documentos eletrônicos não são seguros. De fato, essas soluções são tão seguras quanto outras aplicações móveis corporativas. A ameaça não está no próprio EDMS móvel, mas em sua implementação específica, ignorando as políticas de segurança de TI pelo pessoal do cliente. Os desenvolvedores estão diversificando a maneira como acessam as informações. Nesse assunto, depende muito da própria empresa e das tecnologias que ela usa para proteger seus dados. Estamos falando de medidas técnicas e organizacionais. Se prestar atenção a esse problema, o EDMS móvel estará seguro. E nas realidades modernas, às vezes você não pode prescindir delas. Esse mito é dissipado pelo menos pelo fato de que em grandes empresas, inclusive financeiras e administrativas, o EDMS móvel é usado ativamente pelos principais gerentes.

Não há base legal para a introdução da EDS. De fato, a base legal para a implementação de tais soluções já existe. Ninguém está impedindo as empresas de abandonar o fluxo de trabalho tradicional em favor do papel. É verdade que ainda existe uma pequena lista especificada que não pode ser tocada. Este é, antes de tudo, o gerenciamento de registros de pessoal. E o problema não é que não haja leis e atos, mas que a própria empresa não criou padrões internos para a legalização de assinaturas eletrônicas. Isso dificulta a circulação de documentos sem papel.

A implementação do EDMS é muito longa. Uma vez que essa afirmação era verdadeira, mas hoje se tornou um mito. Anteriormente, os sistemas eletrônicos eram construídos à semelhança dos sistemas de papel existentes, os mesmos regulamentos eram usados. Os usuários não podiam adotar rapidamente novos padrões, as interfaces eram complicadas, os documentos em papel e eletrônicos tinham que ser duplicados e o treinamento levava tempo. Mas também vale a pena considerar uma pesquisa pré-projeto, configurar o sistema, incorporá-lo à infraestrutura de TI existente, instalar aplicativos para o usuário. Foi realmente muito demorado. No entanto, a situação já mudou. As soluções modernas têm muitas ferramentas para acelerar a implementação. Há um conjunto de aplicativos prontos para uso, a capacidade de aumentar gradualmente a funcionalidade. Você pode começar a usar o gerenciamento eletrônico de documentos de maneira rápida e barata, melhorando-o para o nível desejado. O próprio período de implementação depende da complexidade, dos requisitos de otimização, da quantidade de melhorias e personalização da solução, do número de usuários. Se você precisar integrar muitos sistemas e transferir dezenas de milhares de usuários para o uso do EDMS, 2-3 anos serão considerados um período completamente normal. E a empresa média obtém um sistema operacional em seis meses, em média.


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